Khi khởi nghiệp kinh doanh, điều quan trọng đầu tiên cần làm là lựa chọn một địa điểm lý tưởng, thuận tiện để doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể lựa chọn được địa điểm phù hợp bởi nhiều doanh nghiệp thất bại trong mô hình kinh doanh ngay từ giai đoạn đầu khởi nghiệp. Vậy làm thế nào để tìm được một địa điểm lý tưởng cho hoạt động kinh doanh của mình? Và điạ điểm nào cho thuê văn phòng quận 1 uy tín nhất? Bài viết dưới đây sẽ bật mí kinh nghiệm thuê văn phòng từ A đến Z cho doanh nghiệp.
Văn phòng cho thuê là gì?
Văn phòng cho thuê là thuật ngữ bất động sản dùng để chỉ những tòa nhà cao tầng hoặc một tòa nhà mà chủ sở hữu có thể sử dụng cho hoạt động kinh doanh bằng cách cho các công ty thuê làm văn phòng đại diện. Tuy nhiên, đối với văn phòng cho thuê sẽ không có hoạt động dưới hình thức mua bán tài sản.
Để lựa chọn địa điểm kinh doanh lý tưởng, có mạng lưới giao thông thuận tiện và phù hợp với nhu cầu phát triển kinh doanh, doanh nghiệp phải cân nhắc đến yếu tố tài chính và môi trường.
Trong trường hợp khó khăn, doanh nghiệp có thể tham khảo kinh nghiệm thuê văn phòng của các công ty đi trước, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tích lũy thêm kinh nghiệm cho mình.
Hiện nay có rất nhiều mô hình cho thuê văn phòng. Thuê nguyên tòa nhà phù hợp với doanh nghiệp có tiềm lực kinh tế cao, cần sử dụng không gian rộng rãi. Tòa nhà cao tầng là sự lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí thuê nhà.
Các loại văn phòng cho thuê
Ngày nay, việc thuê văn phòng đang trở nên phổ biến và trên thị trường có rất nhiều loại hình văn phòng khác nhau, được chia làm 3 loại với mục đích chính là đáp ứng nhu cầu thuê của doanh nghiệp, bao gồm:
- Loại thứ nhất: đây là tòa nhà văn phòng cao từ 5 tầng trở lên, được xây dựng để cho các công ty thuê.
- Loại thứ hai: thuê căn hộ để làm văn phòng.
- Loại thứ ba: là cho thuê nguyên căn nhà mặt phố để làm văn phòng, tiện đi lại hàng ngày.
Tuy nhiên, đối với loại thứ hai và thứ ba, hầu hết sẽ không được trang bị nội thất hoặc hỗ trợ lập hồ sơ dịch vụ. Nếu công ty chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc thuê văn phòng thì việc lựa chọn 2 loại hình này sẽ tốn rất nhiều chi phí cho việc mua sắm trang thiết bị và hoàn thiện các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Loại thứ nhất có nhiều ưu điểm vượt trội, giúp các công ty chưa có kinh nghiệm thuê văn phòng dễ dàng lựa chọn. Những thiết kế văn phòng mới hơn, hiện đại hơn thường nằm trong các tòa nhà. Loại hình cho thuê này bao gồm nhiều loại hình khác nhau: văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ,… Khi thuê, doanh nghiệp sẽ được trang bị đầy đủ những tiện ích mà một văn phòng công ty cần có. Ngoài ra, các vấn đề hành chính luôn được quan tâm để doanh nghiệp có thể hoàn tất các thủ tục một cách nhanh nhất.
Một số kinh nghiệm thuê văn phòng cho doanh nghiệp
Khi khởi nghiệp, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn tìm được một địa điểm lý tưởng, không chỉ thuận tiện cho việc đi lại mà còn phải chăng. Để đáp ứng mong muốn này, Replus sẽ chia sẻ đến các doanh nghiệp một số kinh nghiệm thuê văn phòng sau:
Xác định rõ ràng nhu cầu kinh doanh
Việc xác định rõ ràng nhu cầu của doanh nghiệp là điều cần thiết. Chính xác hơn, bạn cần hiểu: nên thuê loại hình kinh doanh nào, ở khu vực nào, trong thời gian bao lâu, v.v. Chúng tôi sẽ phân tích và xác định rõ ràng nhu cầu thông qua những kinh nghiệm thuê văn phòng sau đây.
- Thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng riêng: Văn phòng chia sẻ là nơi làm việc phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ có ít nhân viên, người tự kinh doanh tạm thời chưa có nơi làm việc cố định. Đây là mô hình cho thuê chỗ ngồi làm việc trong không gian chung, sử dụng đầy đủ cơ sở vật chất hiện có. Loại hình này phù hợp với những người muốn tiết kiệm chi phí và có thể chia sẻ chi phí giữa các công ty.
- Cho thuê căn hộ, văn phòng: Việc sử dụng căn hộ làm văn phòng không còn quá hiếm trên thị trường. Để đáp ứng nhu cầu này, các văn phòng xuất hiện, tạo nên mô hình mới kết hợp văn phòng và căn hộ. Văn phòng phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ từ 4-10 nhân viên hoặc các công ty khởi nghiệp với số vốn hạn chế. Đồng thời, loại hình văn phòng này cũng được các công ty nước ngoài đánh giá cao vì tính tiện lợi.
- Thuê nguyên căn nhà, tòa nhà, tòa nhà cao tầng: Nhà nguyên căn, tòa nhà, tòa nhà cao tầng được phát triển trên nền tảng nhà ở nên khi sử dụng làm văn phòng luôn có thể kết hợp để ở mà không sợ mất đi sự riêng tư. Tùy vào diện tích, vị trí và đặc điểm kiến trúc mà giá thuê sẽ khác nhau. Biệt thự khá đắt tiền, trong khi toàn bộ ngôi nhà có giá phải chăng. Tuy nhiên, loại hình cho thuê này có nhược điểm lớn là thiếu tính chuyên nghiệp và chỉ phù hợp với những công ty có số lượng nhân viên ít và quy mô nhỏ.
Cân nhắc giá thuê văn phòng
Kinh nghiệm thuê văn phòng tiếp theo chúng tôi muốn truyền đến bạn đó là hãy cân nhắc về giá thuê để tránh phát sinh thêm chi phí so với tiềm năng của doanh nghiệp. Bạn cần xem xét giá thuê của nhiều văn phòng khác nhau để biết giá thuê chính xác trên thị trường, tránh tình trạng tính giá quá cao. Ngoài ra, người thuê cũng nên kiểm tra các yếu tố như vị trí, nội thất, văn phòng cũ hay mới,… để xác định xem mức giá mà đơn vị cho thuê đưa ra có xứng đáng với số tiền thuê hay không.
Chọn địa điểm văn phòng
Một kinh nghiệm cực kỳ quan trọng nữa khi thuê văn phòng đó là bạn cần xác định được diện tích, vị trí mà mình muốn đặt văn phòng. Để tránh lãng phí thời gian tìm kiếm địa điểm, bạn cần biết doanh nghiệp của mình nên nằm ở đường nào, khu vực nào và khu vực nào bạn muốn đến. Từ đó, việc tìm văn phòng cho thuê sẽ rõ ràng, chi tiết hơn và tránh được tình trạng lan man. Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc đặt văn phòng ở những khu vực cấm đỗ xe và thường xuyên xảy ra ùn tắc giao thông.
Chọn không gian văn phòng phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn
Đối với một nhân viên trung bình, diện tích bề mặt tiêu chuẩn là 4 m2/người. Nếu công ty bạn có 10 người thì diện tích mặt bằng tối thiểu cần thuê là 40 m2. Ngoài ra, để tránh trường hợp tăng số lượng nhân viên, bạn nên cho phép 3-5 năm. Khi quy mô công ty tăng lên, chi phí di dời văn phòng sẽ tăng lên do văn phòng cũ sẽ không còn đủ đáp ứng. Vì vậy, khách thuê phải tính toán việc tăng hoặc giảm nhân sự trong tương lai nếu có ý định thuê văn phòng lâu dài.
Nếu bạn là một công ty khởi nghiệp hoặc công ty con mới gia nhập thị trường và quy mô công ty chưa đủ, bạn có thể lựa chọn thuê văn phòng ngắn hạn như văn phòng riêng hoặc văn phòng tầng trong coworking space. Điều này sẽ giúp bạn mở rộng hoặc giảm quy mô nhân viên một cách linh hoạt mà không phát sinh chi phí đáng kể.
Tiện ích xung quanh
Ngoài những vấn đề nêu trên, những tiện ích đi kèm cũng là kinh nghiệm thuê văn phòng mà doanh nghiệp nên quan tâm. Quả thực, những tiện ích này sẽ phần nào quyết định không gian làm việc có thuận lợi cho nhân viên hay không. Nội thất có đủ tiện nghi để đáp ứng giờ làm việc và nghỉ ngơi không? Khu vực ăn uống và giải trí của nhân viên trông như thế nào? Điều này đòi hỏi công ty phải xem xét toàn bộ diện tích văn phòng cho thuê, đây sẽ là điểm kết nối giữa công ty và nhân viên.
Tìm hiểu thêm về chủ đầu tư và văn phòng cho thuê
Trước khi thuê văn phòng, người thuê phải tìm hiểu rõ về chủ đầu tư cũng như văn phòng mình sắp thuê. Tránh những khu vực sắp bỏ trống, đã có người đặt cọc, chủ đầu tư thực sự là người khác,… người thuê nên tìm hiểu kỹ trước khi ký.
Những điều cần biết về hợp đồng thuê văn phòng
Với những kinh nghiệm thuê văn phòng trên, bạn nên chú ý những điểm sau:
- Có nhiều tình huống trong thời gian thuê sẽ yêu cầu người thuê phải hủy hợp đồng thuê. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc hợp đồng cẩn thận và cảm thấy thoải mái với mọi khoản phí hoặc hình phạt có thể có nếu bạn cần hủy hợp đồng sớm.
- Trong hợp đồng thuê nhà, bạn phải kiểm tra cẩn thận xem diện tích, cơ sở vật chất, v.v. có phù hợp không. tương ứng với dữ liệu và trạng thái thực tế.
- Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến nội dung hợp đồng, thủ tục ký kết, công chứng, văn bản pháp luật… cũng phải được chuẩn bị trước khi ký.
Một số điều khác cần biết về kinh nghiệm thuê văn phòng
Ngoài những kinh nghiệm thuê văn phòng trên, còn có một số lưu ý khác bạn nên biết trước khi thuê phòng:
- Đừng vội đặt cọc: Bạn nên xem xét, cân nhắc hợp đồng trước khi đặt cọc để tránh trường hợp vấn đề pháp lý không được đảm bảo.
- Tìm đơn vị hợp tác thiết kế và thi công: Nếu bạn đang có nhu cầu thuê sàn văn phòng, việc tìm đơn vị thiết kế và thi công sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian thi công và nhận được sự hướng dẫn trong quá trình thi công bàn làm việc.
- Làm rõ vấn đề tỷ giá: giá thuê văn phòng đều được quy định bằng VNĐ khi giao dịch. Vì vậy, người thuê nhà nên làm rõ tỷ giá để không ảnh hưởng đến giá thuê.
- Đánh giá tất cả các chi phí thuê: phí dịch vụ, hóa đơn điện nước, tiền làm thêm giờ, v.v. là những khoản chi phí bổ sung mà công ty cũng phải liệt kê rõ ràng để tránh phát sinh thêm chi phí trong quá trình hoạt động.
Thuê văn phòng ở đâu uy tín, giá rẻ?
Dạn đang tìm địa chỉ cho thuê văn phòng TPHCM uy tín, giá rẻ thì Property Plus chính là sự lựa chọn ưu tiên hàng đầu của khách hàng. Property Plus được thành lập từ năm 2011, tự hào là một trong những đơn vị tư vấn hàng đầu cho các công ty có nhu cầu thuê văn phòng tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh.
Những lý do khách hàng nên chọn Property Plus:
- Thương hiệu uy tín: Với chiến lược thương mại bền vững, thương hiệu Property Plus đang ngày càng khẳng định tên tuổi của mình trong giới đầu tư bất động sản nói riêng và thị trường cho thuê văn phòng nói chung.
- Đội ngũ chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao. Chúng tôi có một quy trình có hệ thống để tư vấn về các tòa nhà văn phòng, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của khách hàng.
- Mạng lưới thông tin đa dạng: Property Plus sử dụng nền tảng công nghệ tích hợp trong quản lý quy mô lớn; phát triển website giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm, xem thông tin văn phòng.
- Hỗ trợ tốt nhất: Tại Property Plus, chúng tôi luôn tận tâm với mọi khách hàng. Công ty đặt khách hàng làm trung tâm, hỗ trợ 24/7 trước, trong và sau khi thuê văn phòng.
Chi tiết liên hệ:
- Địa chỉ: Tầng 6, tòa nhà Kinh Đô, 292 Tây Sơn, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0865.364.866
- Email: office@propertyplus.com.vn
Trên đây các bạn sẽ tìm thấy những kinh nghiệm thuê văn phòng mà chúng tôi muốn chia sẻ tới các công ty, cá nhân có nhu cầu thuê văn phòng làm việc. Chúng tôi hy vọng bài viết sẽ giúp bạn tìm được văn phòng ưng ý với giá thuê hợp lý.
